Privacyverklaring - EHBO Roosendaal SACE

1Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Sem Goossens, eenmanszaak handelend als EHBO Roosendaal SACE
Roosendaal, Nederland
KvK-nummer: 99596776
BTW-nummer: NL005400596B51
E-mail: info@ehboroosendaal.nl
Telefoon: 06 480 302 44

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaande gegevens.

2Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, gegevens uit openbare bedrijfsregisters wanneer nodig voor een offerte, en beperkte technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. Dit betreft de volgende categorieën:

Contactformulier en algemene correspondentie

Naam (voor- en achternaam of bedrijfsnaam)
E-mailadres
Telefoonnummer (indien opgegeven)
Inhoud van het bericht
Eventueel: verzoek tot terugbelafspraak

Offerteaanvragen

Naam en bedrijfsnaam opdrachtgever
Contactgegevens (e-mail, telefoon)
Evenementnaam, datum, locatie en beschrijving
Gevraagde bezetting en overige wensen

Documentatieverzoeken

Naam of bedrijfsnaam
E-mailadres
Evenementnaam en toelichting

Administratie en facturatie

NAW-gegevens en facturatiegegevens van opdrachtgevers
BTW-nummer (indien van toepassing)
Betaalhistorie

Vrijwilligers, werknemers, zzp’ers en beheerders

Naam, contactgegevens, aanmeldinformatie en beschikbaarheid
Profiel-, plannings-, uren- en reiskostengegevens
Een kopie van het EHBO-certificaat, voor controle van geldigheid en inzetbaarheid
Accountnaam, wachtwoordhash, rol en inlog-/beveiligingsgegevens

Wij controleren het identiteitsbewijs bij samenwerking, maar maken daarbij momenteel geen kopie van het identiteitsbewijs. Dit staat los van de kopie van het EHBO-certificaat. Voor werknemers die daadwerkelijk in loondienst zijn, geldt een wettelijke verplichting om een ID-kopie in de loonadministratie op te nemen; die werkwijze moet afzonderlijk worden ingericht. Voor zzp’ers en vrijwilligers bestaat niet zonder meer dezelfde kopieplicht.

Technische gegevens en beveiliging

Server- en beveiligingslogboeken kunnen IP-adressen, tijdstippen, technische verzoekgegevens en handelingen in het beheer bevatten. Deze zijn bedoeld voor misbruikpreventie, toegangscontrole en onderzoek van storingen.

Wij werken bij de EHBO-inzetten uitsluitend met EHBO-hulpverleners, niet met artsen of BIG-geregistreerde verpleegkundigen die als zodanig zorg verlenen. Wij slaan momenteel geen patiëntgegevens of patiëntdossiers op in onze systemen en gebruiken de app nog niet. Tijdens directe hulpverlening bekijken wij zo nodig gegevens op een identiteitsbewijs en geven wij informatie door aan de huisarts of ambulance, bijvoorbeeld naam, geboortedatum/leeftijd en in onze huidige werkwijze ook het BSN. Wij maken daarvan geen kopie, foto of notitie.

Voor deze overdracht kan een identiteitsbewijs met toestemming tijdelijk onder ons worden gehouden. Dit is geen formele inbeslagname. Ook bekijken, doorgeven en tijdelijk onder zich houden zijn gegevensverwerkingen. De wettelijke bevoegdheid voor het BSN-gebruik in deze werkwijze moet nog worden vastgesteld; alleen toestemming maakt BSN-gebruik niet automatisch toegestaan.

Deze verklaring beschrijft geen actieve verwerking van live locaties of chats in de app. Stuur geen medische informatie, BSN of identiteitsbewijzen via onze algemene formulieren.

3Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor welomschreven, gerechtvaardigde doeleinden en op basis van een geldige rechtsgrond uit artikel 6 AVG. Alleen gegevens die voor het genoemde doel noodzakelijk zijn, worden gebruikt. Hieronder onderscheiden wij een overeenkomst met de betrokkene zelf van contact met iemand die namens een bedrijf of organisatie handelt.

Doel	Rechtsgrond (art. 6 AVG)
Afhandelen van algemene contactverzoeken en vragen	Art. 6 lid 1 onder f: noodzakelijk contact met de verzoeker onderhouden en de vraag beantwoorden. Gaat de vraag over het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst met de betrokkene zelf, dan kan onder b van toepassing zijn.
Een offerte op verzoek opstellen en een inzetovereenkomst uitvoeren	Art. 6 lid 1 onder b: noodzakelijke stappen op verzoek van de betrokkene vóór de overeenkomst en uitvoering van de overeenkomst waarbij deze persoon partij is. Voor contactpersonen van een bedrijf of organisatie: onder f, voor noodzakelijk zakelijk contact en uitvoering van de opdracht.
Facturatie en fiscaal verplichte boekhouding	Art. 6 lid 1 onder c: voldoen aan de fiscale administratie- en bewaarplicht, voor zover de persoonsgegevens daarvoor nodig zijn. De betaling en uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene zelf vallen onder b; noodzakelijk contact met zakelijke contactpersonen onder f.
Algemene documentatie op verzoek toesturen	Art. 6 lid 1 onder f: het beantwoorden van het documentatieverzoek. Alleen als de documentatie noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst met de betrokkene zelf, is onder b van toepassing.
Aanmeldingen en uitvoering van een arbeids- of vrijwilligersovereenkomst	Art. 6 lid 1 onder b, voor zover nodig voor stappen op verzoek van de betrokkene en het uitvoeren van diens overeenkomst. Afzonderlijke wettelijke personeelsverplichtingen vallen onder c.
Bezetting, beschikbaarheid en inzetplanning	Art. 6 lid 1 onder b, voor zover nodig voor de overeenkomst met de betrokkene; voor overige noodzakelijke coördinatie onder f: inzetten veilig organiseren en een passende bezetting verzorgen.
Identiteit en geldigheid van EHBO-certificaten bij medewerkers controleren	Art. 6 lid 1 onder b, voor zover noodzakelijk voor de overeenkomst met de medewerker, vrijwilliger of zzp’er; voor overige noodzakelijke toegangs- en kwalificatiecontrole onder f. Een wettelijk verplichte ID-kopie voor werknemers in loondienst valt onder c, niet onder een algemene toestemming van alle medewerkers.
Accountbeheer, toegangscontrole en misbruikpreventie	Art. 6 lid 1 onder f: bevoegdheden controleren, het beheer beveiligen en persoonsgegevens tegen misbruik beschermen.
Beperkte inzetgeschiedenis voor verantwoording van opdrachten en afhandeling van klachten	Art. 6 lid 1 onder b, voor zover nodig voor de overeenkomst met de betrokkene; onder c voor fiscaal verplichte stukken; onder f voor noodzakelijke verantwoording en behandeling van een concrete klacht of claim. Dit is geen grondslag voor patiëntdossiers of onbeperkte bewaring.
Offertehistorie voor terugkerende klanten en interne statistieken	Een beroep op art. 6 lid 1 onder f vereist een concreet belang, noodzakelijkheid en een belangenafweging. Het archief wordt nu intern voor deze doelen bewaard, maar de bewaartermijn en noodzaak van contactgegevens moeten nog worden onderbouwd. Voor statistieken waarvoor geen persoonsgegevens nodig zijn, moeten gegevens worden geanonimiseerd of geaggregeerd.

Bij een beroep op gerechtvaardigd belang moeten het belang, de noodzakelijkheid en de gevolgen voor betrokkenen worden afgewogen. Het enkele gemak van bewaren of de naam van een rechtsgrond is niet voldoende.

De tabel hierboven betreft websitecontact en administratie. Voor directe hulpverlening en overdracht aan huisarts of ambulance moeten afzonderlijke, passende grondslagen worden vastgesteld. Voor gegevens over gezondheid is naast artikel 6 ook een uitzondering van artikel 9 AVG nodig. Uitdrukkelijke toestemming kan alleen worden gebruikt als deze rechtsgeldig is. In een noodsituatie kunnen art. 6 lid 1 onder d en art. 9 lid 2 onder c relevant zijn, maar die laatste uitzondering geldt alleen als de betrokkene fysiek of juridisch niet in staat is toestemming te geven en de verwerking noodzakelijk is om vitale belangen te beschermen. Dit is geen algemene toestemming voor alle patiëntgegevens. BSN-gebruik vereist daarnaast een specifieke wettelijke bevoegdheid; die is voor onze huidige werkwijze nog niet bevestigd.

Wij versturen geen commerciële nieuwsbrieven of marketingberichten zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

4Bewaartermijnen

Het uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Hieronder staat ook waar onze huidige werkwijze nog een concreet bewaarbeleid nodig heeft.

Categorie	Bewaartermijn
Contactberichten (geen overeenkomst)	Maximaal 12 maanden na laatste contact
Offertearchief, ook niet-geaccepteerde offertes	Wij bewaren momenteel alle offertes voor terugkerende klanten en interne statistieken, zonder vaste einddatum en zonder automatische verwijdering. Namen en contactgegevens blijven daarbij op de offerte staan; die gegevens worden niet voor andere doelen gebruikt. De noodzakelijkheid en maximale bewaartermijn van de persoonsgegevens moeten nog per doel worden vastgesteld. De fiscale bewaarplicht geldt alleen voor stukken die daar daadwerkelijk onder vallen.
Identiteitsgegevens tijdens hulpverlening	Geen kopie, foto of notitie. Een tijdelijk onder ons gehouden identiteitsbewijs wordt niet als administratiearchief gebruikt. De werkwijze voor rechtmatige overdracht, veilig tijdelijk beheer en teruggave moet nader worden vastgelegd; voor BSN-gebruik moet eerst de wettelijke bevoegdheid worden bevestigd.
Fiscaal noodzakelijke basisadministratie, waaronder relevante overeenkomsten	7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht; niet alle inzet- of personeelsgegevens vallen hieronder
Facturen en betaalgegevens	7 jaar (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen)

Afgewezen aanmeldingen/sollicitaties: uiterlijk 4 weken na afronding van de procedure, tenzij apart toestemming is gegeven om deze maximaal 1 jaar te bewaren. Account-, certificaat- en planningsgegevens: zolang noodzakelijk voor de samenwerking en afhandeling, daarna per categorie beoordelen en verwijderen; fiscaal noodzakelijke gegevens worden afzonderlijk bewaard. Beveiligingslogboeken en back-ups hebben een eigen beperkte bewaartermijn die wij periodiek controleren.

Als een wettelijke of vastgestelde bewaartermijn is verstreken en verdere bewaring niet aantoonbaar noodzakelijk is, moeten persoonsgegevens veilig worden verwijderd of geanonimiseerd. Voor het offertearchief is deze uitvoering nog niet ingericht. Er zijn bij het aanpassen van deze verklaring geen offertes of andere bestaande administratiegegevens verwijderd.

5Delen met derden

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen uw gegevens wel delen met de volgende categorieën van ontvangers, uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is:

Website- en e-mailhosting: Strato levert de hosting voor ehboroosendaal.nl en de e-mail. Deze diensten verwerken technische websitegegevens en e-mailinhoud voor hun werking.
App en oud domein: sinds 1 oktober 2026 worden onze app en 112roosendaal.com gehost bij Vimexx. Het oude domein staat nog op kleding en oudere pasjes. Een bezoek kan technische servergegevens opleveren; het hosten van de app betekent niet dat de app al actief wordt gebruikt.
Boekhoudsoftware / offertesysteem: voor intern gebruik in een beveiligd systeem dat alleen toegankelijk is voor bevoegde medewerkers van onze organisatie.
Professionele adviseurs en verzekeraar: alleen wanneer noodzakelijk voor administratie, advies of afhandeling van een claim en met passende vertrouwelijkheid.
Overheidsinstanties: indien wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst of andere bevoegde autoriteiten.

Waar een leverancier namens ons persoonsgegevens verwerkt, vereist de AVG passende verwerkersafspraken.

Uw gegevens worden niet gedeeld met andere commerciële partijen zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

6Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij beogen onze eigen gegevensverwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten plaatsvinden. De vestigingsplaats van een hostingprovider bewijst op zichzelf niet waar alle gegevens worden verwerkt. De opslaglocaties, eventuele subverwerkers en doorgiften moeten daarom worden gecontroleerd aan de hand van de afspraken met Strato en Vimexx.

Externe kaartdiensten en externe platforms kunnen gegevens volgens hun eigen beleid verwerken, ook buiten de EER. Wij beperken automatische externe verzoeken waar mogelijk. Bij een voorgenomen doorgifte door een verwerker buiten de EER moet vooraf een geldige doorgiftegrond en waar nodig aanvullende bescherming zijn geregeld.

7Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of openbaarmaking. Dit omvat onder meer:

Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle webverkeer
Wachtwoorden worden opgeslagen als eenrichtingshash met de ondersteunde PHP-wachtwoordfuncties
Toegang tot administratieve systemen is beveiligd met meervoudige verificatie
Beperkte toegangsrechten: alleen bevoegde personen hebben toegang tot persoonsgegevens
E-mailverkeer verloopt via een beveiligde SMTP-verbinding (TLS)

Ondanks onze beveiligingsmaatregelen is geen enkel systeem 100% veilig. Vermoedt u een datalek? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via info@ehboroosendaal.nl.

8Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. U kunt uw verzoek indienen via info@ehboroosendaal.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Als een verzoek complex is of wij meerdere verzoeken ontvangen, mogen wij deze termijn onder de voorwaarden van de AVG verlengen.

Recht op inzage (art. 15)

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en waarom.

Recht op rectificatie (art. 16)

U kunt ons vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren of aan te vullen.

Recht op verwijdering (art. 17)

U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te wissen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben ze te bewaren.

Recht op beperking (art. 18)

In de gevallen die de AVG noemt kunt u ons vragen het gebruik van uw gegevens te beperken, bijvoorbeeld terwijl wij betwiste gegevens op juistheid controleren.

Recht op overdraagbaarheid (art. 20)

Bij geautomatiseerde verwerking op basis van uw toestemming of een overeenkomst kunt u onder de voorwaarden van de AVG de door u verstrekte gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen of laten overdragen.

Recht op bezwaar (art. 21)

U kunt vanwege uw persoonlijke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Wij stoppen daarmee, tenzij wij zwaarder wegende dwingende gronden aantonen of de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering.

Recht om toestemming in te trekken

Heeft u toestemming gegeven voor een bepaalde verwerking? U kunt deze op elk moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen voor u.

Voor het afhandelen van een privacyverzoek vragen wij geen identiteitskaart, paspoort of kopie daarvan. Bij twijfel controleren wij uw identiteit op een minder ingrijpende manier, bijvoorbeeld via het bij ons bekende contactkanaal en gegevens over uw eerdere contact. Stuur geen identiteitsbewijs via het algemene contactformulier. Deze afspraak over privacyverzoeken staat los van noodzakelijke identiteitscontrole bij medewerkers of directe hulpverlening; daarvoor gelden afzonderlijke doelen en wettelijke voorwaarden.

9Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken? Neem dan eerst contact met ons op. Wij lossen klachten graag direct op.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP):

Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
Telefoon: 088 180 52 50

10Cookies en externe diensten

Onze website maakt geen gebruik van analytische of tracking cookies. Wij plaatsen geen cookies voor advertentiedoeleinden en wij delen geen surfgedrag met advertentienetwerken.

Wij gebruiken wel functionele cookies en externe diensten die mogelijk gegevens verwerken:

Lettertypen: wij gebruiken lokaal geladen lettertypen of systeemlettertypen, zonder automatische verbinding met Google Fonts.
OpenStreetMap - op pagina's met een interactieve kaart worden kaarttegels bij deze externe aanbieder opgehaald; de kaartsoftware wordt lokaal geladen. Daarbij ontvangen zij onder meer uw IP-adres en technische browsergegevens.
GoFundMe - onze donatielink verwijst naar een extern platform (gofund.me). GoFundMe heeft een eigen privacybeleid dat van toepassing is zodra u dat platform bezoekt.

Wij gebruiken een taalcookie om uw taalkeuze te onthouden en een sessiecookie voor onder meer uw inlogstatus in het beheerportaal. Deze cookies zijn functioneel en noodzakelijk voor de door u gevraagde werking van de website; daarom vragen wij hiervoor geen toestemming.

11Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of om te voldoen aan nieuwe wet- of regelgeving. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen stellen wij u hiervan op de hoogte via e-mail of een duidelijke melding op onze website.

De datum van de meest recente versie staat bovenaan deze pagina vermeld.

12Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via:

EHBO Roosendaal SACE
E-mail: info@ehboroosendaal.nl
Telefoon: 06 480 302 44

Wij streven ernaar uw verzoek binnen 5 werkdagen te bevestigen en binnen één maand volledig af te handelen. Bij complexe verzoeken kunnen wij deze termijn eenmalig met 2 maanden verlengen; wij informeren u hier tijdig over.